Les outils numériques : un investissement au service de l’humain

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Ce n’est un secret pour personne : le secteur du médico-social est à couteaux tirés depuis des années. Lourdes charges de personnel pour les uns, exigences multiples et changeantes des financeurs pour les autres… Et entre les deux, ce même enjeu : optimiser son budget, tout en maintenant des prestations humaines et de qualité. Alors quel rôle l’outil technologique peut-il jouer dans tout ça ? Est-il une variable d’ajustement budgétaire ou au contraire, l’atout à sortir de votre manche sans plus tarder ?

Le monde du médico-social à flux tendus

Exercice pratique : comment gérer une structure dont les charges de personnel représentent 90% du budget global, tout en appliquant un tarif horaire en dessous du tarif de référence ? Voici le casse-tête auquel se livrent régulièrement les gérants de SAD. Mais ce ne sont pas les seuls. C’est l’ensemble du secteur du médico-social qui est touché par cette éreintante gymnastique arithmétique. Mettre en adéquation contraintes budgétaires, plannings complexes et gestion administrative à entrées multiples, le tout avec pour enjeu majeur : la transparence. Car qu’il s’agisse de l’ARS, de la CNSA, du département ou d’investisseurs privés, les demandes sont les mêmes. Il faut des rapports chiffrés, toujours plus précis, toujours plus détaillés pour justifier la moindre dépense.

Chouette, encore un reporting à faire.

Sauf qu’en bout de chaîne, il y a de l’humain. Et de l’humain fragile avec ça. Ou précaire, selon que l’on se placera du côté des bénéficiaires ou de celui des intervenants. Et ce temps passé en gestion  administrative est un temps qui leur manque forcément. Car lorsqu’un responsable de secteur passe plus de temps sur ses plannings que sur la gestion de son personnel, lorsqu’un directeur d’établissement consacre plus de temps à ses reportings qu’à ses résidents, c’est forcément la qualité de service et de soin qui en pâtit. Et donc cet humain en bout de chaîne dont nous parlions plus haut.

L’investissement technologique sacrifié sur l’autel de la réduction des coûts

On conçoit alors aisément cette envie d’agir, de faire des arbitrages sur les investissements, d’imprimer un mouvement qui sera rapidement perceptible dans le budget. Et le poste numérique est l’un des tout premiers à y passer… Exit le logiciel de planning et de gestion RH que l’on avait (trop) brièvement envisagé. Adieu le fameux système de pointage qui aurait pourtant été bien pratique pour le suivi des heures. Bye-bye chère solution de facturation et paye. La comptabilité aurait pu être si simple…

Mais que voulez-vous, c’est ainsi ! Lors de la prochaine révision du tarif horaire, ça ira sans doute mieux. À moins que le salut ne vienne de la nouvelle « prestation autonomie » préconisée par le rapport Libault ? Mais pourquoi attendre une hypothétique (certains diraient « utopique ») aide extérieure ? Et si l’énoncé était faux depuis le départ ? Et si la question n’était pas de savoir de combien vous avez besoin pour investir dans un solution métier performante mais plutôt combien vous rapporterait l’acquisition d’un tel outil ?

La stratégie de ralentissement des investissements, une fausse bonne idée

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Lorsque vous gelez vos investissements informatiques, vous faites le choix du système D. Travailler avec des solutions certes moins onéreuses mais également moins puissantes. C’est la contrepartie logique, celle à laquelle vous pensez naturellement mais que vous acceptez néanmoins. Parce que, encore une fois, moins onéreuse.

Mais il y a une autre contrepartie, à laquelle vous n’avez peut-être pas songé . C’est qu’aucune amélioration ne pourra être espérée dans l’efficacité de votre structure. Aucun problème ne se sera résolu. Au contraire, ils continueront de nuire à votre fonctionnement, générant à leur tour de nouvelles difficultés. Difficultés que vous ne pourrez pas davantage résoudre faute de solution adaptée. C’est de là que vient le danger : entrer dans un cercle vicieux d’instabilité et de précarité. Au contraire, investir dans le numérique, c’est réfléchir à son organisation, simplifier ses process, améliorer son efficacité.

Dernier danger auquel vous devrez faire face en absence d’outil adéquat : le risque accru de commettre des erreurs. Parce qu’elle a beau être humaine, en cas de contrôle de l’URSSAF (au hasard), cette erreur-là sera surtout payante. Et cher avec ça. Dans une récente interview de l’UNA 47 , son directeur Edwin Berlucchi mentionnait un défaut de paramétrage des logiciels de paye qui équipaient à l’époque leurs différentes structures. En avait découlé une non-conformité avec la réglementation, laquelle avait alors généré une amende de plusieurs dizaines de milliers d’euros.

Et si ce que l’on ne dépensait pas nous rendait plus riche ?

L’exemple précédent date de 2012. Depuis, l’UNA47 a fait le choix d’un outil de gestion plus adapté à la complexité de son organisation. Entre autres bienfaits et sécurités pour la structure, cette nouvelle solution leur permet une automatisation des tâches répétitives (synchronisation des données dans le logiciel de facturation par exemple). L’avantage : réduire drastiquement d’une part les risques d’erreur mais surtout le temps de traitements de ces données. De 15 jours par mois en 2012, ils sont ainsi passés à… 3 heures aujourd’hui ! Soit l’équivalent d’un mi-temps.

Ce qu’il faut retenir en définitive, c’est que le coût réel d’une solution ne s’évalue pas seulement à son prix d’acquisition. Il faut également prendre en considération la façon dont elle va soutenir l’activité et le développement de votre structure, dont elle va la maintenir dans un bon niveau de performance et en assurer leur pérennité. Et si investir dans des outils technologiques efficaces a bel et bien un coût, c’est surtout le meilleur moyen de réduire vos coûts en général. Parce qu’il vous permettra de limiter les risques et d’automatiser toutes les tâches répétitives. Et ce faisant, il vous libérera du temps utile pour mieux accompagner vos bénéficiaires il vous permettra encore de sécuriser la relation avec vos salariés en valorisant leur activité en leur laissant plus de temps…

Et si vous êtes encore dubitatif, faites vous-même le calcul : quel temps gagneriez-vous en automatisant l’ensemble des tâches répétitives de votre structure ? À quel taux pourriez-vous réduire votre turnover en éliminant toutes les anomales de payes ? Et quelle croissance pourriez-vous envisager une fois votre personnel ainsi fidélisé ? Ou encore, quel serait votre degré de sérénité en cas de contrôle ?

Numérique et technologies : se préparer aux mutations de demain

De plus en plus connecté, de plus en plus intelligent, le monde dans lequel nous vivons évolue chaque jour. Et nous avons besoin d’évoluer avec lui si nous ne voulons pas être dépassés. Nous ne sommes qu’aux balbutiements de la révolution numérique. Et l’évolution technologique des métiers du médico-social est elle aussi déjà en marche. Véritable plus pour le secteur, elles seront amenées à jouer un rôle prépondérant dans le maintien à domicile et l’amélioration de l’autonomie des personnes dépendantes. C’est déjà le cas dans certaines structures qui mettent à profit la domotique et même la robotique. Alerte en cas de modification des habitudes (frigo et télévisions connectés), prévention des risques (verres connectés, télémédecine), rappel des gestes essentiels (piluliers intelligents), stimulation ciblée – et patiente ! – des patients Alzheimer (jeux, robots sociaux), incitation à sortir (visites virtuelles de lieux), …

Même la qualité de vie au travail des intervenants et soignants pourra être améliorée, via par exemple ces fameux exosquelettes que l’on peut voir fleurir un peu partout sur les réseaux sociaux. Il faut en outre souligner qu’au-delà même du facteur préventif, le numérique est un facteur d’attrait de poids en matière de recrutement. Et notamment chez les jeunes générations.

Les nouvelles technologies pourraient donc avoir un vrai impact positif sur les services de soins et de santé, aussi bien à domicile qu’en établissement… Tant que nous n’oublions pas qu’ils sont l’outil et non le soignant lui-même. Tant qu’ils ne finissent pas par remplacer le lien émotionnel entre soignant et soigné, entre intervenant et bénéficiaire. Toutes ces raisons font qu’il est important de se tenir à jour de ce qui se fait et de moderniser régulièrement ses outils technologiques. Puisque ce n’est plus une question de si mais de quand, puisque la transformation du secteur est incontournable, alors mieux vaut s’y préparer en s’appropriant dès à présent les outils du numérique. Les professionnels du médico-social ne pourront pas se permettre de se laisser dépasser par les nouvelles technologies.Ecran de hacker

Car l’évolution de ces dernières, tout comme leur intégration dans nos métiers, devront être accompagnées avec bienveillance mais également vigilance. Pour reprendre le dernier rapport sur les innovations numériques et technologiques de la filière Silver éco : « L’apport des technologies est à restituer dans un contexte de pénurie en personnel. Il s’agit de mieux prendre en soin les personnes avec une réponse adaptée [Ndlr : aux personnes dépendantes] sans pour autant être remplacé par la machine. […] Les nouvelles technologies doivent prolonger ou démultiplier l’action humaine et dégager du temps pour accroître la dimension relationnelle du travail des professionnels. » En d’autres termes, les solutions informatiques de demain devront libérer les professionnels de toutes les tâches automatisables pour consacrer le temps des intervenants au soin et à la relation humaine.

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